プロジェクトでオンボーディングが大切な理由：文脈のない判断はリスクになる

プロジェクトチームは、最初に組んだ顔ぶれのまま最後まで進むとは限りません。スケジュールが遅れれば開発者が追加で投入され、パートナー企業の担当者が替わり、別チームのプランナーが途中から移ってきます。そして新しい人が来るたびに、プロジェクトは同じ質問を受け直します。「これ、どうしてこうすることになったんですか？」

このシリーズは、その質問から出発します。3回にわたって、プロジェクトでオンボーディングがなぜ大切なのか、よいオンボーディングとはどんな姿なのか、そしてなぜ仕事の中に遊びが必要なのかを書いていきます。そうした考えの先に私がつくったのが、新入社員とプロジェクト参画者のためのオンボーディングRPG、First Runです。

プロジェクトは、もともと人が入れ替わる仕事だ

PMP取得後に実務で変わったことを書いたとき、PMBOKPMBOKプロジェクトマネジメント知識体系：プロジェクトマネジメント協会（PMI）が発行する標準ガイドで、プロジェクトを成功させるための主要なプロセス、ベストプラクティス、標準用語集をまとめたものです。Read More →ガイド第8版のプロジェクトの定義を紹介しました。「価値を創出するために、固有の文脈のなかで行う有期性のある取り組み」。私はこの定義の有期性という言葉を、オンボーディングと結びつけて読んでいます。

運用組織では、同じ人たちが同じ仕事を長く続けながら文脈を積み上げていきます。プロジェクトは違います。目標に合わせて人を集め、フェーズによって必要な人が変わり、終われば解散します。その過程で、メンバーの参画は例外ではなく日常です。加わる人も一種類ではありません。

• 新入社員：会社も初めて、プロジェクトも初めてです。
• 途中参画メンバー：会社のことは知っていても、このプロジェクトの意思決定の経緯は知りません。
• 外部・パートナーの人材：仕事はできても、私たちの組織の仕事の進め方は知りません。
• 職種を変えた人：人も会社も知っていますが、新しい役割の判断基準にはなじみがありません。

4人ともオンボーディングの対象です。それなのに、オンボーディングというと、ふつうは1人目だけを思い浮かべます。入社1週目の会社紹介、アカウント発行、福利厚生の案内といったものです。プロジェクトに必要なオンボーディングは、それよりずっと具体的です。

新しいメンバーが文脈なしに動くと起きること

こんな場面を思い浮かべてみてください。実際の事例ではなく、説明のためにつくった架空の状況です。

リリースを3週間後に控えたプロジェクトに、開発者が1人新しく加わります。2日目、クライアントの担当者がメッセンジャーで直接連絡してきます。「商品一覧にフィルターをひとつだけ追加してもらえますか？簡単なものなので」。新しい開発者は親切に、半日で機能を付け加えます。ところがこのプロジェクトでは、スコープの変更はPMを通して変更要求として受けると合意してあり、そのフィルターひとつのためにQAの範囲とUATのシナリオが増えます。誰もこの変更を知らないまま、1週間が過ぎます。

新しい開発者が悪かったのでしょうか。私はそうは思いません。ルールを知らなかったというより、そのルールがまさにこの状況に当てはまることを知らなかった可能性が高いのです。オンボーディング資料に「スコープの変更はPMを通して」という一行があったとしても、です。

この場面には、オンボーディングが弱いときに生まれる3つのコストがすべて入っています。

コスト	どう表れるか	PMの視点で見ると
くり返される説明	人が来るたびに、同じ背景を一から説明し直す	シニアやPMの時間が、計画にない場所へ流れ出ていく
遅れる立ち上がり	何から手をつけるべきかわからず、聞いて待つ時間が長くなる	投入した人が戦力になるまでの時間が、スケジュールの前提から抜けている
文脈のない判断	善意で下した判断が、合意したスコープや手順とずれる	スコープ、品質、スケジュールに影響するリスクが静かに積み上がる

前の2つは目に見えるコストです。本当に怖いのは3つ目です。くり返しの説明は時間がかかるだけですが、文脈なしに下された判断は、誰も気づかないうちにプロジェクトの方向を少しずつ変えていきます。

数字で見ても、オンボーディングは難しい

これはプロジェクトだけの問題ではありません。組織全体でも、オンボーディングはうまくいっていない仕事に数えられます。

• Gallupは、自分の組織が新しい社員のオンボーディングをうまくやっていると強く同意した社員はわずか12%だったと報告しています。
• SHRMによると、新しい役割で成果を出す準備とサポートを受けられたと感じた新入社員は29%にとどまりました。

どちらの数字も新入社員全般についてのもので、プロジェクトの途中参画メンバーだけを見た数字ではありません。ただ、会社に新しく入った人でさえ準備ができたと感じにくいのなら、すでに走っているプロジェクトに数日で投入される人は、なおさらだと思います。

オンボーディングはプロジェクトマネジメントの仕事だ

だから私は、プロジェクトのオンボーディングを人事が用意するイベントではなく、PMが管理すべき仕事だと考えています。PMがもともとやっている仕事とオンボーディングを重ねると、こうなります。

PMの仕事	オンボーディングでやること
資源・チームの管理	投入時期と一緒に、立ち上がり期間も計画に入れる。1週目に誰が何を教えるかを決めておく
知識の引き継ぎ	意思決定の経緯、やらないと決めたこと、過去の失敗から学んだことを、特定の人の記憶ではなく仕組みとして残す
ステークホルダーとの整合	誰が決めるのか、何を誰に聞けばいいのかを初日に伝える
リスク管理	新しいメンバーの立ち上がり期間そのものをリスクとみなし、対応計画を立てる
変更管理	変更要求の手順を、資料だけでなく実際の状況として見せる

表の最後の行が、この記事の核心です。手順を教えることと、手順が必要な瞬間に気づけるようにすることは、別の仕事です。先ほどの架空の場面で新しい開発者に必要だったのは、ルールのリストではありませんでした。クライアントの担当者が「簡単なものなので」と直接頼んでくる瞬間を、前もって一度経験しておくことでした。

プロジェクトのオンボーディングに必ず入れたい5つのこと

プロジェクトに新しい人が加わるとき、私なら最低限この5つは押さえます。

1. なぜやるのか：このプロジェクトが終わったら、誰が何をよりうまくできるようになるのか。
2. どこまでやるのか：合意したスコープと、やらないと決めたこと。
3. 誰が決めるのか：意思決定者、コミュニケーションの経路、エスカレーションの基準。
4. 変わるときはどうするのか：変更要求の手順と、そうする理由。
5. よくある状況でどう判断するのか：スケジュールの遅れ、要件の衝突、品質の問題を前にして、このチームはまず何をするのか。

1から4までは、資料でもある程度は伝えられます。5は違います。判断の基準は、読むことよりも実際に判断してみることで身につきます。そして、ほとんどのオンボーディングがいちばん弱いのも、まさにここだと思います。

だからFirst Runをつくった

この記事を書きながら何度も戻ってきたのは、5番目でした。判断の基準は資料ではうまく伝わらないのに、プロジェクトを揺さぶるのはたいていその判断だからです。それなら、判断を前もって練習できるオンボーディングがあるべきだと考えました。それがFirst Runです。

First Runは、新入社員とプロジェクト参画者が実際の業務の状況をクエストとして体験するオンボーディングRPGです。Make Feelbetterという架空のIT企業に加わり、開発者、PMO、マークアップエンジニア、プランナー、デザイナーの中からひとつの役割を選んで、メンターNPCが出すクエストで判断を下します。スケジュールの遅れ、APIのエラー、要件の整理、UIの判断、アクセシビリティの問題など、実際の業務で出会いそうな状況で、PMOの役割にはリスク対応、スケジュール調整、変更管理のクエストが入っています。先ほどの架空の場面のような瞬間を、実際のプロジェクトではなくゲームの中で先に経験してもらおう、という考えでした。

First RunはPMP®資格を持つPMの実務経験をもとに設計していて、会社やプロジェクトに合わせて変えられます。プロジェクトごとのオンボーディングシナリオ、社内の業務プロセス、よく起きる実務の状況をクエストにできるので、新入社員のオンボーディングだけでなく、プロジェクトのキックオフ研修や、外部・パートナー企業向けの業務研修にも使えます。

プロジェクトでのオンボーディングは、人が入るたびにまた始まる仕事です。その始まりを説明ではなく体験に変えられれば、新しいメンバーが下す最初の判断も、もっと危うくないものになると信じています。だからFirst Runをつくりました。

試してみる — 無料デモは、ログインなしでPCとモバイルのブラウザからすぐにプレイできます。First Runをプレイする →

次回はもう一歩踏み込んで、なぜ資料で行うオンボーディングは身につきにくいのか、そしてよいオンボーディングとはどんな姿なのかを書きます。

よくある質問

プロジェクトのオンボーディングと新入社員のオンボーディングは何が違いますか？+

新入社員のオンボーディングが会社や組織になじむ過程だとすれば、プロジェクトのオンボーディングは、進行中のプロジェクトの目標、スコープ、意思決定者、変更の手順、よくある状況での判断基準をすばやく身につける過程です。会社に長くいる人でも、新しいプロジェクトに加わればプロジェクトのオンボーディングが必要です。

First Runのデモは無料ですか？+

はい。ログインや支払いなしでWebブラウザからすぐにプレイでき、PCとモバイルの両方に対応しています。公開デモのプレイ記録は、アカウントなしでそのブラウザにだけ保存されます。

First Runを自分たちのプロジェクトに合わせて変えられますか？+

はい。会社の実際の業務シナリオやプロジェクトのルールでクエストをつくり、実在のメンターをモデルにしたNPC、オフィスマップ、ブランディングを反映したカスタム版を構築できます。firstrun.fitのお問い合わせページから相談を申し込めます。

参考資料

• Gallup: Why the Onboarding Experience Is Key for Retention
• SHRM: Complete Employee Onboarding Guide
• First Run：ゲーム型オンボーディング・新人研修RPG